,

การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective communication) คืออะไร? มีองค์ประกอบอะไรบ้าง?


หากคุณเป็นคนที่ไม่ได้ตัดขาดจากโลกภายนอก ไม่ได้อาศัยอยู่ในป่าหรืออยู่ในถ้ำที่ห่างไกลผู้คน ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า อย่างไรคุณก็ “ต้องพูด ต้องฟัง ต้องติดต่อกับผู้อื่น” คำถามที่น่าสนใจคือ “ทุกวันนี้เราพูด เราฟัง เราติดต่อกับผู้คนอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective communication) อยู่หรือเปล่า?

การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective communication) ยังเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญของกระบวนการ #การเรียนรู้ทางอารมณ์และสังคม (Social and emotional learning; SEL) เพราะมีบทบาทสำคัญในการสร้างและรักษาความสัมพันธ์ (Relationship skills) ไม่ว่าจะเป็น ทักษะการฟังเชิงรุกหรือการฟังอย่างตั้งใจ (Active listening) ทักษะการตระหนักรู้ตนเอง (Self-awareness) ทักษะการจัดการตนเอง (Self-management) ทักษะการตระหนักรู้ทางสังคม (Social-awareness) ทักษะการสังเกต (Observational skills) ทักษะการให้ฟีดแบคที่มีคุณภาพ (Effective Feedback) หรือทักษะการอ่านภาษากาย (Nonverbal cues)

ผมเชื่อว่าคุณผู้อ่านน่าจะพอเห็นภาพกว้างของการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective communication) ได้ประมาณหนึ่งแล้ว งั้นเรามาลุยลงลึกกันเลยครับ…


การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective communication) ไม่ใช่แค่การแลกเปลี่ยนข้อมูลเท่านั้น แต่เป็นการเข้าใจอารมณ์ความรู้สึกและความต้องการเบื้องหลังการสื่อสารที่เกิดขึ้นด้วย นอกจากคุณจะต้องสื่อสารข้อความให้ชัดเจนแล้ว คุณยังต้องรู้จักฟังอย่างตั้งใจ และทำให้อีกฝ่ายรู้สึกว่าได้รับการรับฟังและเข้าใจ

แต่บ่อยครั้งที่เราพยายามสื่อสารกับผู้อื่นแล้วเกิดความเข้าใจผิด เราพูดอย่างหนึ่ง แต่อีกฝ่ายกลับได้ยินอีกอย่างหนึ่ง ส่งผลให้ข้อมูลถูกทำให้เข้าใจผิด เกิดความหงุดหงิด และความขัดแย้ง สิ่งเหล่านี้สร้างปัญหาให้กับความสัมพันธ์ในบ้าน โรงเรียน ที่ทำงาน และความสัมพันธ์ในชีวิตประจำวัน

อะไรคืออุปสรรคหรือตัวขัดขวางการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective communication)?

ความเครียดและอารมณ์ที่ควบคุมไม่ได้:

เมื่อคุณเครียดหรือถูกครอบงำด้วยอารมณ์ คุณมีแนวโน้มที่จะเข้าใจผิดของคนอื่น สื่อสารไม่ชัดเจนหรือไม่เหมาะสม รวมทั้ง อาจพาตัวเองไปสู่รูปแบบพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมหรือไม่ดีต่อสุขภาพ

การขาดสมาธิ:

คุณไม่สามารถสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพได้เมื่อคุณทำงานหลายอย่างพร้อมกัน (Multitasking) อย่างเช่น เช็คโทรศัพท์ คิดในหัวว่าจะพูดอะไรต่อ หรือนั่งเพ้อฝัน ทั้งหลายเหล่านี้จะทำให้คุณพลาดสัญญาณบางอย่างที่อาจเกิดขึ้นจากบทสนทนา

ภาษากายที่ไม่สอดคล้อง:

ภาษากายควรไปในทิศทางเดียวกันกับสิ่งที่พูด ไม่ใช่ขัดแย้งกัน  หากคุณพูดอย่างหนึ่งแต่ภาษากายของคุณสื่ออีกอย่างหนึ่ง  ผู้ฟังของคุณอาจรู้สึกว่าได้ว่าคุณไม่ซื่อสัตย์ ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถพูด “ใช่” ในขณะที่ส่ายหัว “ไม่”

ภาษากายเชิงลบ:

บางข้อความที่คุณไม่เห็นด้วยหรือไม่ชอบ คุณอาจใช้ภาษากายเชิงลบเพื่อปฏิเสธข้อความของอีกฝ่าย เช่น การไขว่แขน หลีกเลี่ยงการสบตา หรือเคาะเท้า แต่การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพไม่ควรทำให้ฝ่ายตรงข้ามรู้สึกว่าเหมือนตนเองกำลังถูกโจมตีอยู่ สิ่งสำคัญคือคุณต้องหลีกเลี่ยงการส่งภาษากายเชิงลบ


เรื่องที่ท้าทายที่สุดของการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพคือ “สิ่งที่เราพยายามสื่อสารออกไปนั้น—ผู้รับสารเข้าใจตรงกันกับเราหรือเปล่า” ซึ่งการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพมีความสำคัญในหลายมิติดังต่อไปนี้:

::: การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพในสถานที่ทำงาน :::

เพื่อแสดงความเข้าใจ

การฝึกฝนทักษะการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณสามารถแสดงความเข้าใจในสิ่งที่ผู้อื่นพูด ไม่ว่าคุณจะสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานหรือผู้จัดการ การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพสามารถช่วยให้คุณและทีมปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันได้

ช่วยป้องกันความขัดแย้ง

การมีทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมีส่วนช่วยในการป้องกันหรือแก้ไขความขัดแย้ง สิ่งนี้อาจช่วยให้ทีมเอาชนะความท้าทายหรืออุปสรรคที่ขัดขวางความก้าวหน้าในการทำงานของโปรเจคได้ ขณะเดียวกันก็ปรับปรุงขวัญและกำลังใจของพนักงานด้วย

เพิ่มความมีส่วนร่วม

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพช่วยเพิ่มความมีส่วนร่วมของพนักงานในทีมได้ ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างมากในการกระตุ้นให้สมาชิกทีมทำงานร่วมกัน

ช่วยแก้ไขปัญหา

ทักษะการสื่อสารที่ดีที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยให้สมาชิกทีมระบุปัญหาได้ชัดเจนขึ้น และระดมสมองคิดหาโซลูชันมาแก้ไข นอกจากนั้นยังช่วยให้สมาชิกทีมสามารถบอกเล่าหรือแสดงความกังวลในสถานการณ์ปัจจุบันได้ ซึ่งนำไปสู่สภาพแวดล้อมในการทำงานที่โปร่งใสและซื่อสัตย์มากขึ้น

::: การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพในชีวิตประจำวัน :::

สร้างความไว้วางใจ

ทักษะการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ยังรวมไปถึงการแสดงออกซึ่งความเห็นอกเห็นใจ ความเมตตา และความเคารพ ซึ่งสามารถช่วยให้สมาชิกทีมสร้างความไว้วางใจซึ่งกันและกันได้ง่ายมากขึ้น

พัฒนาความสัมพันธ์เชิงบวก (Positive relationship)

ความสัมพันธ์เชิงบวกคือความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างตัวเรากับคนรอบตัว ซึ่งช่วยส่งเสริมให้เกิดความเชื่อมโยงสนับสนุน เกิดความเคารพต่อความคิดเห็นของกันและกัน รู้ขอบเขต และเข้าใจว่าตัวตนของแต่ละคนล้วนมีความสำคัญที่ต้องให้เกียรติและเห็นใจกัน

เสริมสร้างความมั่นคงทางอารมณ์

ความมั่นคงทางอารมณ์แสดงออกมาในรูปของความมั่นคงภายใน ไม่ว่าจะเป็นความเชื่อมั่นในตนเอง มีภูมิต้านทานที่ เข้มแข็ง และความสามารถในการฟื้นตัวได้เมื่อเผชิญกับปัญหาหรืออุปสรรค

ช่วยคลี่คลายความขัดแย้ง

ความขัดแย้งระหว่างบุคคล คือ การแสดงออกถึงความไม่เห็นด้วย หรือความไม่พึงพอใจระหว่างบุคคล ดังนั้น เมื่อเรามีทักษะการสื่อสารที่ดีที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้เกิดความเข้าใจ ประนีประนอม และถ้อยทีถ้อยอาศัยกันมากขึ้น


ทักษะการฟังเชิงรุก หรือการฟังอย่างตั้งใจ (Active listening)

สิ่งสำคัญคือการโฟกัสอย่างระมัดระวังกับสิ่งที่อีกฝ่ายสื่อสารกับคุณ ซึ่งอาจรวมถึงการสื่อสารทั้งด้วยวาจาและไม่ใช่วาจา ถ้าคุณไม่แน่ใจ ให้ถามคำถามเฉพาะเจาะจงเพื่อเพิ่มความแข็งแกร่งของการแลกเปลี่ยน Active Listening หรือการฟังเชิงรุกหรือการฟังผู้อย่างตั้งใจ เป็นการฟังที่มุ่งเน้นในการรับฟังเพื่อที่จะทำความเข้าใจในสารที่รับมา จะไม่ใช่การฟังแค่เพียงได้ยินแต่จะฟังเพื่อให้เกิดความเข้าใจในตัวผู้พูดอย่างเต็มที่ ในขณะเดียวกันก็อาจมีคำพูดหรือภาษากายที่แสดงให้เห็นว่าเราเข้าใจและได้รับสารที่ถูกส่งมา

ทักษะการสื่อสาร 7Cs (The 7 Cs of Communication)

หนึ่งในทักษะสำคัญที่ช่วยให้คุณสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งทั้ง 7 ตัว สามารถสรุปเป็นคีย์เวิร์ดง่ายๆ ได้ดังนี้ ชัดเจน กระชับ เป็นรูปธรรม ถูกต้อง สอดคล้อง ครบถ้วน และสุภาพ ซึ่งนอกจากใช้เป็นแนวทางการพูดในชีวิตประจำวันเพื่อการสื่อสารที่ดีแล้ว ยังสามารถใช้เป็นแนวทางตรวจสอบข้อความหรือเนื้อหาที่คุณเขียนได้อีกด้วย

ทักษะการสังเกต (Observational skills)

การมีทักษะของการสังเกตบรรยากาศ หรือคอยสังเกตการณ์ระดับอารมณ์หรือพลังงานของผู้ฟัง และคอยปรับแต่งวิธีการสื่อสารของตนเองให้เหมาะสมถือเป็นสิ่งสำคัญมาก

ทักษะการให้ฟีดแบคที่มีคุณภาพ (Effective feedback)

ไม่ว่าจะเป็ฯการให้หรือรับฟีดแบค สิ่งที่ต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างแรกคือ Feedback ที่ให้ไปนั้นเกิดประโยชน์หรือเปล่า? การให้ฟีดแบคสร้างบรรยากาศเชิงบวกหรือเป็นมิตรหรือเปล่า ช่วยให้เกิดความไว้วางใจต่อกันหรือบาดหมางมากกว่ากัน

ทักษะการอ่านภาษากาย (Nonverbal cues)

เป็นทักษะที่มุ่งสังเกตไปที่กริยาท่าทาง ภาษากาย หรือการแสดงออกทางสีหน้าของผู้พูดหรือผู้ฟังที่เกิดขึ้น การมีความรู้ความเข้าใจในเรื่องนี้จะช่วยให้เราวิเคราะห์ผู้อื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ทักษะการตระหนักรู้ตนเอง (Self-awareness)

ทักษะการสื่อสารเริ่มต้นด้วยการรู้จักตัวเอง – เข้าใจอารมณ์ ความคิด และมุมมองของตนเองผ่านการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective communication) ทำให้บุคคลสามารถแสดงออกถึงความรู้สึก ความต้องการ และ ทำให้เข้าใจตนเองมากขึ้น

ทักษะการจัดการตนเอง (Self-management)

ความสามารถในการปรับและจัดการอารมณ์เป็นองค์ประกอบสำคัญของ #การเรียนรู้ทางอารมณ์และสังคม (social and emotional learning; SEL)  การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะให้เครื่องมือในการแสดงอารมณ์อย่างสร้างสรรค์ ช่วยลดความรุนแรงของการโต้ตอบ และสนับสนุนการควบคุมอารมณ์.

ทักษะการตระหนักรู้ทางสังคม (Social-awareness)

การเข้าใจอารมณ์และมุมมองของผู้อื่นเป็นส่วนสำคัญของการตระหนักรู้ทางสังคม ดังนั้น การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective communication) จะช่วยให้บุคคลสามารถรับรู้และรับฟังผู้อื่นได้ และตีความสัญญาณทางตา ทางภาษากายได้เป็นอย่างดี รวมทั้งส่งเสริมความเข้าใจที่ลึกลงเกี่ยวกับความรู้สึกและความต้องการของผู้อื่น


บทสรุป – การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective communication) ถูกรวมเข้าไปเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญของกระบวนการ #การเรียนรู้ทางอารมณ์และสังคม (Social and emotional learning; SEL) เนื่องจากมันสนับสนุนการพัฒนาทักษะที่สำคัญในการเข้าใจตนเองและผู้อื่น (self-awareness) การจัดการตนเอง (self-management) การตระหนักรู้ทางสังคม (Social-awareness) การสร้างความสัมพันธ์ที่ดี (Relationship skills)  และการตัดสินใจที่รับผิดชอบ (Responsible decision making) ซึ่งทักษะเหล่านี้มีส่วนสำคัญในความสุขและความสำเร็จของบุคคลในชีวิตทั้งตัวบุคคลและทางสังคม

Armer Khanachang

Armer Khanachang

Founder at SELminder,

บทความล่าสุด

ระดับการฟังของตัวคุณ อยู่เลเวลไหนกันนะ!? : Otto Scharmar’s 4 Levels of Listening

การรับฟัง คือ การยอมรับที่จะฟัง และการรับฟังไม่ใช่การฟังแค่เฉพาะสิ่งที่เราอยากฟัง แต่เป็นการตั้งใจฟังสิ่งที่อีกฝ่ายอยากพูดหรืออยากสื่อสารออกมา

The Emotion Guidance Scale : เครื่องมือไต่ระดับปรับอารมณ์

Abraham-Hicks: Emotional Guidance Scale (หรือ มาตราส่วนสำหรับวัดระดับอารมณ์) แนวคิดหลักของเครื่องมือตัวนี้คือ การคอยวัดระดับ “อารมณ์” ของตัวเราว่าอยู่ในโซนไหน

กลยุทธ์ 7Cs เพื่อการสื่อสารอย่างประสิทธิภาพ

การสื่อสารที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพเป็นทักษะที่สำคัญในชีวิตประจำวัน ทั้งในที่ทำงานและการใช้ชีวิตส่วนตัว มันไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณได้รับในสิ่งที่คุณต้องการเท่านั้น แต่ยังช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีและพัฒนาทักษะส่วนตนอีกด้วย