
✦ Key takeaways:
- การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective communication) เป็นมากกว่าแค่การพูด ฟัง เขียน หรือการสื่อสารแบบทั่วไปๆ แต่ยังต้องตั้งใจ.. เข้าใจ.. และอยู่ในใจของอีกฝ่ายด้วย
- คำว่า “มีประสิทธิภาพ (Effective)” คือ การบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์หรือหน้าที่ของมัน ในบริบทของ “การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective communication) คือ การที่เราสามารถสื่อสารได้ Clear (ชัดเจน) Concise (กระชับ) และ Correct (ถูกต้อง) (ศึกษาเพิ่มเติมต่อในหัวข้อ 7C’s of effective communication)
หากคุณเป็นคนที่ไม่ได้ตัดขาดจากโลกภายนอก ไม่ได้อาศัยอยู่ในป่าหรืออยู่ในถ้ำที่ห่างไกลผู้คน ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า อย่างไรคุณก็ “ต้องพูด ต้องฟัง ต้องติดต่อกับผู้อื่น” คำถามที่น่าสนใจคือ “ทุกวันนี้เราพูด เราฟัง เราติดต่อกับผู้คนอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective communication) อยู่หรือเปล่า?
การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective communication) ยังเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญของกระบวนการ #การเรียนรู้ทางอารมณ์และสังคม (Social and emotional learning; SEL) เพราะมีบทบาทสำคัญในการสร้างและรักษาความสัมพันธ์ (Relationship skills) ไม่ว่าจะเป็น ทักษะการฟังเชิงรุกหรือการฟังอย่างตั้งใจ (Active listening) ทักษะการตระหนักรู้ตนเอง (Self-awareness) ทักษะการจัดการตนเอง (Self-management) ทักษะการตระหนักรู้ทางสังคม (Social-awareness) ทักษะการสังเกต (Observational skills) ทักษะการให้ฟีดแบคที่มีคุณภาพ (Effective Feedback) หรือทักษะการอ่านภาษากาย (Nonverbal cues)
ผมเชื่อว่าคุณผู้อ่านน่าจะพอเห็นภาพกว้างของการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective communication) ได้ประมาณหนึ่งแล้ว งั้นเรามาลุยลงลึกกันเลยครับ…
การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective communication) คืออะไร?
การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective communication) ไม่ใช่แค่การแลกเปลี่ยนข้อมูลเท่านั้น แต่เป็นการเข้าใจอารมณ์ความรู้สึกและความต้องการเบื้องหลังการสื่อสารที่เกิดขึ้นด้วย นอกจากคุณจะต้องสื่อสารข้อความให้ชัดเจนแล้ว คุณยังต้องรู้จักฟังอย่างตั้งใจ และทำให้อีกฝ่ายรู้สึกว่าได้รับการรับฟังและเข้าใจ
แต่บ่อยครั้งที่เราพยายามสื่อสารกับผู้อื่นแล้วเกิดความเข้าใจผิด เราพูดอย่างหนึ่ง แต่อีกฝ่ายกลับได้ยินอีกอย่างหนึ่ง ส่งผลให้ข้อมูลถูกทำให้เข้าใจผิด เกิดความหงุดหงิด และความขัดแย้ง สิ่งเหล่านี้สร้างปัญหาให้กับความสัมพันธ์ในบ้าน โรงเรียน ที่ทำงาน และความสัมพันธ์ในชีวิตประจำวัน
อะไรคืออุปสรรคหรือตัวขัดขวางการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective communication)?
→ ความเครียดและอารมณ์ที่ควบคุมไม่ได้:
เมื่อคุณเครียดหรือถูกครอบงำด้วยอารมณ์ คุณมีแนวโน้มที่จะเข้าใจผิดของคนอื่น สื่อสารไม่ชัดเจนหรือไม่เหมาะสม รวมทั้ง อาจพาตัวเองไปสู่รูปแบบพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมหรือไม่ดีต่อสุขภาพ
→ การขาดสมาธิ:
คุณไม่สามารถสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพได้เมื่อคุณทำงานหลายอย่างพร้อมกัน (Multitasking) อย่างเช่น เช็คโทรศัพท์ คิดในหัวว่าจะพูดอะไรต่อ หรือนั่งเพ้อฝัน ทั้งหลายเหล่านี้จะทำให้คุณพลาดสัญญาณบางอย่างที่อาจเกิดขึ้นจากบทสนทนา
→ ภาษากายที่ไม่สอดคล้อง:
ภาษากายควรไปในทิศทางเดียวกันกับสิ่งที่พูด ไม่ใช่ขัดแย้งกัน หากคุณพูดอย่างหนึ่งแต่ภาษากายของคุณสื่ออีกอย่างหนึ่ง ผู้ฟังของคุณอาจรู้สึกว่าได้ว่าคุณไม่ซื่อสัตย์ ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถพูด “ใช่” ในขณะที่ส่ายหัว “ไม่”
→ ภาษากายเชิงลบ:
บางข้อความที่คุณไม่เห็นด้วยหรือไม่ชอบ คุณอาจใช้ภาษากายเชิงลบเพื่อปฏิเสธข้อความของอีกฝ่าย เช่น การไขว่แขน หลีกเลี่ยงการสบตา หรือเคาะเท้า แต่การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพไม่ควรทำให้ฝ่ายตรงข้ามรู้สึกว่าเหมือนตนเองกำลังถูกโจมตีอยู่ สิ่งสำคัญคือคุณต้องหลีกเลี่ยงการส่งภาษากายเชิงลบ
การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective communication) ทำไมถึงมีความสำคัญ?
เรื่องที่ท้าทายที่สุดของการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพคือ “สิ่งที่เราพยายามสื่อสารออกไปนั้น—ผู้รับสารเข้าใจตรงกันกับเราหรือเปล่า” ซึ่งการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพมีความสำคัญในหลายมิติดังต่อไปนี้:
การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพในสถานที่ทำงาน
→ เพื่อแสดงความเข้าใจ
การฝึกฝนทักษะการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณสามารถแสดงความเข้าใจในสิ่งที่ผู้อื่นพูด ไม่ว่าคุณจะสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานหรือผู้จัดการ การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพสามารถช่วยให้คุณและทีมปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันได้
→ ช่วยป้องกันความขัดแย้ง
การมีทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมีส่วนช่วยในการป้องกันหรือแก้ไขความขัดแย้ง สิ่งนี้อาจช่วยให้ทีมเอาชนะความท้าทายหรืออุปสรรคที่ขัดขวางความก้าวหน้าในการทำงานของโปรเจคได้ ขณะเดียวกันก็ปรับปรุงขวัญและกำลังใจของพนักงานด้วย
→ เพิ่มความมีส่วนร่วม
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพช่วยเพิ่มความมีส่วนร่วมของพนักงานในทีมได้ ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างมากในการกระตุ้นให้สมาชิกทีมทำงานร่วมกัน
→ ช่วยแก้ไขปัญหา
ทักษะการสื่อสารที่ดีที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยให้สมาชิกทีมระบุปัญหาได้ชัดเจนขึ้น และระดมสมองคิดหาโซลูชันมาแก้ไข นอกจากนั้นยังช่วยให้สมาชิกทีมสามารถบอกเล่าหรือแสดงความกังวลในสถานการณ์ปัจจุบันได้ ซึ่งนำไปสู่สภาพแวดล้อมในการทำงานที่โปร่งใสและซื่อสัตย์มากขึ้น
การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพในชีวิตประจำวัน
→ สร้างความไว้วางใจ
ทักษะการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ยังรวมไปถึงการแสดงออกซึ่งความเห็นอกเห็นใจ ความเมตตา และความเคารพ ซึ่งสามารถช่วยให้สมาชิกทีมสร้างความไว้วางใจซึ่งกันและกันได้ง่ายมากขึ้น
→ พัฒนาความสัมพันธ์เชิงบวก (Positive relationship)
ความสัมพันธ์เชิงบวกคือความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างตัวเรากับคนรอบตัว ซึ่งช่วยส่งเสริมให้เกิดความเชื่อมโยงสนับสนุน เกิดความเคารพต่อความคิดเห็นของกันและกัน รู้ขอบเขต และเข้าใจว่าตัวตนของแต่ละคนล้วนมีความสำคัญที่ต้องให้เกียรติและเห็นใจกัน
→ เสริมสร้างความมั่นคงทางอารมณ์
ความมั่นคงทางอารมณ์แสดงออกมาในรูปของความมั่นคงภายใน ไม่ว่าจะเป็นความเชื่อมั่นในตนเอง มีภูมิต้านทานที่ เข้มแข็ง และความสามารถในการฟื้นตัวได้เมื่อเผชิญกับปัญหาหรืออุปสรรค
→ ช่วยคลี่คลายความขัดแย้ง
ความขัดแย้งระหว่างบุคคล คือ การแสดงออกถึงความไม่เห็นด้วย หรือความไม่พึงพอใจระหว่างบุคคล ดังนั้น เมื่อเรามีทักษะการสื่อสารที่ดีที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้เกิดความเข้าใจ ประนีประนอม และถ้อยทีถ้อยอาศัยกันมากขึ้น
ทักษะที่ควรฝึกฝนเพื่อเพิ่มการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective communication)
ทักษะการฟังเชิงรุก หรือการฟังอย่างตั้งใจ (Active listening)
สิ่งสำคัญคือการโฟกัสอย่างระมัดระวังกับสิ่งที่อีกฝ่ายสื่อสารกับคุณ ซึ่งอาจรวมถึงการสื่อสารทั้งด้วยวาจาและไม่ใช่วาจา ถ้าคุณไม่แน่ใจ ให้ถามคำถามเฉพาะเจาะจงเพื่อเพิ่มความแข็งแกร่งของการแลกเปลี่ยน Active Listening หรือการฟังเชิงรุกหรือการฟังผู้อย่างตั้งใจ เป็นการฟังที่มุ่งเน้นในการรับฟังเพื่อที่จะทำความเข้าใจในสารที่รับมา จะไม่ใช่การฟังแค่เพียงได้ยินแต่จะฟังเพื่อให้เกิดความเข้าใจในตัวผู้พูดอย่างเต็มที่ ในขณะเดียวกันก็อาจมีคำพูดหรือภาษากายที่แสดงให้เห็นว่าเราเข้าใจและได้รับสารที่ถูกส่งมา
ทักษะการสื่อสาร 7Cs (The 7 Cs of Communication)
หนึ่งในทักษะสำคัญที่ช่วยให้คุณสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งทั้ง 7 ตัว สามารถสรุปเป็นคีย์เวิร์ดง่ายๆ ได้ดังนี้ ชัดเจน กระชับ เป็นรูปธรรม ถูกต้อง สอดคล้อง ครบถ้วน และสุภาพ ซึ่งนอกจากใช้เป็นแนวทางการพูดในชีวิตประจำวันเพื่อการสื่อสารที่ดีแล้ว ยังสามารถใช้เป็นแนวทางตรวจสอบข้อความหรือเนื้อหาที่คุณเขียนได้อีกด้วย
ทักษะการสังเกต (Observational skills)
การมีทักษะของการสังเกตบรรยากาศ หรือคอยสังเกตการณ์ระดับอารมณ์หรือพลังงานของผู้ฟัง และคอยปรับแต่งวิธีการสื่อสารของตนเองให้เหมาะสมถือเป็นสิ่งสำคัญมาก
ทักษะการให้ฟีดแบคที่มีคุณภาพ (Effective feedback)
ไม่ว่าจะเป็ฯการให้หรือรับฟีดแบค สิ่งที่ต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างแรกคือ Feedback ที่ให้ไปนั้นเกิดประโยชน์หรือเปล่า? การให้ฟีดแบคสร้างบรรยากาศเชิงบวกหรือเป็นมิตรหรือเปล่า ช่วยให้เกิดความไว้วางใจต่อกันหรือบาดหมางมากกว่ากัน
ทักษะการอ่านภาษากาย (Nonverbal cues)
เป็นทักษะที่มุ่งสังเกตไปที่กริยาท่าทาง ภาษากาย หรือการแสดงออกทางสีหน้าของผู้พูดหรือผู้ฟังที่เกิดขึ้น การมีความรู้ความเข้าใจในเรื่องนี้จะช่วยให้เราวิเคราะห์ผู้อื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ทักษะการตระหนักรู้ตนเอง (Self-awareness)
ทักษะการสื่อสารเริ่มต้นด้วยการรู้จักตัวเอง – เข้าใจอารมณ์ ความคิด และมุมมองของตนเองผ่านการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective communication) ทำให้บุคคลสามารถแสดงออกถึงความรู้สึก ความต้องการ และ ทำให้เข้าใจตนเองมากขึ้น
ทักษะการจัดการตนเอง (Self-management)
ความสามารถในการปรับและจัดการอารมณ์เป็นองค์ประกอบสำคัญของ #การเรียนรู้ทางอารมณ์และสังคม (social and emotional learning; SEL) การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะให้เครื่องมือในการแสดงอารมณ์อย่างสร้างสรรค์ ช่วยลดความรุนแรงของการโต้ตอบ และสนับสนุนการควบคุมอารมณ์.
ทักษะการตระหนักรู้ทางสังคม (Social-awareness)
การเข้าใจอารมณ์และมุมมองของผู้อื่นเป็นส่วนสำคัญของการตระหนักรู้ทางสังคม ดังนั้น การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective communication) จะช่วยให้บุคคลสามารถรับรู้และรับฟังผู้อื่นได้ และตีความสัญญาณทางตา ทางภาษากายได้เป็นอย่างดี รวมทั้งส่งเสริมความเข้าใจที่ลึกลงเกี่ยวกับความรู้สึกและความต้องการของผู้อื่น
บทสรุป – การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective communication) ถูกรวมเข้าไปเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญของกระบวนการ #การเรียนรู้ทางอารมณ์และสังคม (Social and emotional learning; SEL) เนื่องจากมันสนับสนุนการพัฒนาทักษะที่สำคัญในการเข้าใจตนเองและผู้อื่น (self-awareness) การจัดการตนเอง (self-management) การตระหนักรู้ทางสังคม (Social-awareness) การสร้างความสัมพันธ์ที่ดี (Relationship skills) และการตัดสินใจที่รับผิดชอบ (Responsible decision making) ซึ่งทักษะเหล่านี้มีส่วนสำคัญในความสุขและความสำเร็จของบุคคลในชีวิตทั้งตัวบุคคลและทางสังคม
References:
https://www.helpguide.org/articles/relationships-communication/effective-communication.htm
https://www.indeed.com/career-advice/career-development/effective-communication
https://www.knowledgehut.com/blog/project-management/effective-communication